Dokumentation wozu und wie?

Warum Dokumentation von Gebäuden und Anlagen?

Gebäude und Anlagen werden immer komplexer. Nicht zuletzt auch der Privat-Hausbau. Immer mehr Materialien und immer mehr Technik -  Stichwort Smarthome.
Ein eigenes Haus oder eine eigene Wohnung gehören in der Regel zu den größten Anschaffungen im Leben und dennoch ist diese meist viel weniger dokumentiert als weniger wertvolle Gegenstände des täglichen Gebrauchs. Oft wird beim Bau viel Liebe ins (technische) Detail gesteckt und auch hoher Aufwand bzgl. Flexibilität und Erweiterbarkeit betrieben, doch gerät im Laufe der Zeit oft schnell in Vergessenheit was man sich dabei gedacht hat und wie es ausgeführt wurde. Im schlimmsten Fall geht das Wissen überhaupt verloren. Wenn es sich nur im Kopf befindet spätestens für die Nachnutzer.

Die richtigen Informationen sind (oder wären) bei Benutzung, Reparatur, Instandhaltung und Erweiterung einer Immobilie nicht selten von unschätzbarem Wert. Eine umfangreiche Dokumentation ist auch nicht zuletzt für einen eventuellen späteren Käufer, der die Details sonst nicht kennen würde von sehr großem Wert. Ein Wert der sich durchaus im Verkaufserlös widerspiegeln kann. Wie gerne würde man selbst ein Haus kaufen wo man weiß was sich in jedem Raum oder auch im Garten verbirgt, wie alles zusammenhängt und funktioniert, welche Materialien genau verbaut wurden etc. ? Wie gerne würde man hingegen ein imposantes aber komplexes Smarthome kaufen von dem es keine ordentliche Dokumentation gibt?

Was sollte eine Dokumentation umfassen?

Vielleicht fallen einem dazu zunächst einmal Baustellenfotos ein. Fotos von der Baustelle sind in vielen Belangen tatsächlich sehr wichtig und nützlich. Wie nützlich diese sind hängt u.a. auch stark davon ab wie leicht oder schwer man sie später zu einem bestimmten Anlass findet und ob man dann mit ev. schon verblasstem Wissen noch weiß, was einem das Bild vielleicht hätte sagen sollen. Ein Bild sagt manchmal sprichwörtlich tatsächlich mehr als tausend Worte, aber nicht selten sagen ein paar Worte und Zusatzinformationen mehr als hunderte Megabytes an Fotos. Fotos geben vor allem überhaupt keine Auskunft zu allgemeinen Konzepten, Funktionen, Verwendungszweck und anderen wichtigen Informationen.

Es zeigt sich klar, dass es nebst Fotos noch vieler anderer Informationen bedarf um von einer guten Dokumentation sprechen zu können. So ist es z.B. nebst Fotos nützlich Informationen zu verwendeten Produkten, Firmen, Pläne, Verlegewege, Positionen, Einbau- und Bedienspezialitäten etc. zu sammeln.

Genau dabei wird es in der Praxis sehr schnell ganz schwierig. Schon in einem Privat-Haus sind hunderte bis tausende Bauteile verbaut zu denen man Informationen sammeln könnte, sollte und/oder möchte. Oft sind es vielleicht nur wenige Wörter zu einer speziellen Einbausituation, zum gedachten Verwendungszweck, dem Verlauf eines Kabels oder Rohres etc.. Wie organisiert man diese Masse an unterschiedlichen Daten? Und zwar so, dass man es bei Bedarf auch mit vernünftigem Aufwand wiederfindet und nicht schon bei der Erfassung dann doch lieber auf die vielleicht wenigen aber später hilfreichen Wörter verzichtet? Excel-Listen, Word-Dokumente, Dateiordner und Co bieten hier alleine keine wirkliche Antwort.

Wie hilft Smartconstruct bei der Dokumentation?

Smartconstruct bietet den Rahmen für die Erstellung bzw. Verwaltung von verschiedensten Informationen zu einem Gebäude bzw. einer Anlage. Es können u.a. Bauteile, Verbindungen, Materialien und Firmen erfasst werden. Fotos und Dokumente können eingebunden und z.B. zu Bauteilen verknüpft werden. Durch die Verknüpfung der unterschiedlichen Informationen entsteht schließlich ein großes Gesamtbild, das je nach aktuellem Fokus von verschiedensten Seiten betrachtet werden kann. So sind z.B. Fragestellungen wie "Welche Rohre und Kabel gehen vom Technikraum in den Außenbereich?" leicht zu beantworten.
Schließlich ist es mit diversen Berichten möglich eine umfangreiche Dokumentation oder aber auch Notizlisten in Papier- oder PDF-Form zu bringen. Diverse Datenansichten können zudem bei Bedarf u.a. als Excel-Dokument exportiert werden.

Dokumentation beginnt bei der Planung

Dokumentation ist Aufwand und diesen hält man umso geringer je früher man damit beginnt. Die Dokumentation beginnt am besten bei der Planung. Aber eigentlich ist es eher umgekehrt: Die Planung in Smartconstruct ist gleichzeitig schon ein Teil der Dokumentation. Zum Zeitpunkt der Planung befasst man sich aktiv mit zu verbauenden Materialien, Firmen, Konzepten etc. Man überlegt z.B. intensiv an welcher Stelle welcher Schalter, Lampe etc. verbaut werden soll. Mit Smartconstruct können diese Planungsüberlegungen gleich geordnet erfasst werden. Die erfassten Informationen helfen schon in der Planungsphase besser den Überblick zu behalten und nützen ggf. u.a. bei Mengenermittlung und Bestellung. Umso schöner, wenn dabei beiläufig auch schon die Dokumentation entsteht.

Auch während der Ausführungsphase bietet Smartconstruct wertvolle Unterstützung. Machen Sie Notizen dazu was erledigt oder bedacht werden muss. Mit der Zuweisung eines selbst definierten Status zu bestimmten Bauteilen können Sie z.B. festlegen wie weit der Umsetzungsstatus ist oder aber auch einen Plan-Status für die Zukunft vergeben.